Coba bayangkan pemandangan ini: sebuah perusahaan manufaktur baru saja merayakan keberhasilan besar. Sistem ERP terintegrasi mereka sudah go-live! Kabarnya sih mulus banget, dashboard-nya cantik, data real-time mengalir deras, bahkan saking lancarnya, sampai dibilang "kayak air di musim hujan". Semua proses, dari urusan beli-membeli bahan baku, produksi di pabrik, sampai akhirnya barang terjual, semuanya sudah terkoneksi dalam satu platform digital. Keren, kan?
Tapi, ada satu hal kecil yang bikin senyum mereka sedikit pudar. Satu hal ini saja sudah cukup untuk bikin proses yang lain ikut tersendat.
Begini, kalau ada staf yang mau mengajukan permintaan pembelian, dia masih harus... ya itu, naik ke lantai dua, mengetuk pintu manajer, menunggu sebentar di luar ruangan, lalu masuk sambil bilang:
“Pak, tolong approve di sistem ya. Barusan saya sudah input.”
Si manajer pun membuka laptop, login ke ERP, klik tombol approve... selesai.
Nah, pertanyaan besarnya: Kenapa, ya, Pak Manajer tidak dapat notifikasi dari awal dan langsung bisa menyetujui dari mana saja? Di mobil, sambil minum kopi, atau bahkan di lift?
Fenomena "ERP Semi-Digital"
Ternyata, kejadian semacam ini tidak aneh. Banyak perusahaan yang sudah menggelontorkan dana besar untuk membangun sistem ERP yang canggih, tapi workflow inti mereka, terutama soal persetujuan, notifikasi, dan komunikasi internal, masih mengandalkan cara-cara manual.
Istilah yang pas mungkin: ERP-nya sudah digital, tapi budaya kerjanya masih analog. Miris, kan?
Jadi, Akar Masalahnya Ada di Mana, Sih?
Ada beberapa kemungkinan penyebab kenapa hal ini bisa terjadi:
- Belum terbiasa percaya sistem. Banyak pimpinan, terutama yang sudah lama berkarir, merasa lebih aman kalau diajak bicara langsung. Sistem ERP itu cuma dianggap alat bantu, bukan "wasit" utama yang bisa mengambil keputusan. Mereka butuh sentuhan personal, biar lega.
- Fitur notifikasi atau workflow yang kurang dimanfaatkan. Padahal, ERP modern sudah bisa kirim notifikasi approval lewat email, WhatsApp, bahkan aplikasi di ponsel. Tinggal dioptimalkan saja, kan?
- Tidak ada SOP digital yang tegas. Sistemnya boleh canggih, tapi kalau di SOP (Standar Operasional Prosedur) masih tertulis "temui atasan untuk approval", ya mau bagaimana lagi. Mau secanggih apa pun sistemnya, kalau panduannya begitu, ya bakal begini terus.
- Kurangnya pelatihan atau sosialisasi. Terkadang, para pengguna, termasuk manajer sendiri, tidak tahu kalau approval itu sebenarnya bisa dilakukan lewat ponsel saat mereka lagi rapat di luar kantor, atau bahkan pas di jalan menuju kantor. Simple banget, tapi banyak yang tidak tahu.
Ini Bukan Kritik, Ini Masukan Membangun
Ingat baik-baik: teknologi bukan solusi kalau budaya kerjanya tidak ikut berubah.
ERP itu bukan sekadar tumpukan software canggih, tapi sebuah tool yang tujuannya untuk mendukung perubahan proses dan perilaku kerja. Kalau masih harus jalan kaki ke ruangan atasan cuma buat minta approval, berarti manfaat efisiensi dari ERP belum terasa maksimal. Ibarat punya mobil sport tapi cuma dipakai jalan kaki.
Terus, apa yang harus dilakukan?
- Optimalkan fitur approval digital. Manfaatkan fitur workflow automation, email/SMS/WhatsApp approval, atau notifikasi di aplikasi mobile.
- Bangun budaya percaya pada sistem dan data yang dikirimkannya. Ini fundamental. Kalau tidak percaya, tool secanggih apa pun akan percuma.
- Perbaharui SOP agar selaras dengan digitalisasi. Sesuaikan aturan mainnya dengan kemampuan sistem.
- Berikan pelatihan yang komprehensif kepada semua pihak, termasuk jajaran manajemen. Tidak cuma staf, tapi yang di atas juga perlu di-briefing.
Penutup: ERP Itu Bukan Cuma Teknologi, Tapi Gaya Kerja Baru
Perjalanan digitalisasi sebuah perusahaan itu tidak akan selesai setelah sistemnya go-live. Justru, yang paling menantang itu adalah change management – mengubah kebiasaan lama menjadi budaya kerja yang baru.
Karena di zaman sekarang, idealnya:
Approval itu bisa dilakukan di mana saja: di lift, di mobil, atau bahkan sambil ngopi – bukan sambil mengetuk pintu dan harap-harap cemas di luarnya.
ERP Sudah Canggih, Kok Approval Masih Harap-harap Cemas di Depan Pintu?